Pédale douce sur le grand virage numérique envisagé depuis des années par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Cent jours après son entrée en fonction mouvementée et critiquée au poste de p.-d.g. de BAnQ, Marie Grégoire recentre le navire amiral des bibliothèques et des archives du Québec. Devant l’ampleur de la tâche, elle se rabat sur une priorisation des chantiers essentiels et la sécurisation des ressources financières pour la numérisation des archives. Avec en toile de fond l’objectif de remettre l’usager au cœur de « l’expérience BAnQ ». Portrait d’un trimestre.
« On a beaucoup parlé de la transformation numérique, maintenant on va essayer de le phraser à travers “l’expérience BAnQ” », explique d’emblée l’ex-politicienne et ex-femme d’affaires. « Une expérience où les employés vont avoir un indice du bonheur élevé à faire ce qu’ils ont à faire, c’est-à-dire une tâche proportionnelle à ce qu’on est capables d’accomplir. On ne va pas s’épivarder. »
« Avec nos partenaires, on va s’assurer qu’on a une approche collaborative, de bienveillance et d’ouverture », poursuit Mme Grégoire dans l’élan, « et une expérience pour nos citoyens, qu’ils soient en ligne ou sur place. On va réfléchir à comment les gens vont interagir avec nous sur le Web. On est en train de faire une refonte du portail, pour que ce soit plus simple, parce qu’on le sait qu’il y a tellement de choses qu’on finit par ne plus savoir ce qu’il y a et on s’y perd un peu ».
Trouver son azimut
Concrètement ? « La priorité pour 2022 : prioriser. Trouver notre azimut dans cette société numérique. » Mais encore ? Refaire le portail Internet, pour faciliter la recherche, et l’accès autant à BAnQ qu’à la Grande Bibliothèque. « Des équipes d’archivistes sont en train d’être formées pour faire de la médiation sur le Web. Ils apprennent à écrire différemment. » Rendre la Grande Bibliothèque plus accueillante, car « des gens ne s’y sentent pas encore à leur place, et c’est un paradoxe parce qu’on y voit des gens de tous âges et tous niveaux socio-économiques ».
Des crédits ont été revendiqués au gouvernement du Québec pour rattraper le budget de BAnQ, condamné au déficit en 2025 s’il poursuit sur sa lancée. Des demandes en trois volets : pour les frais de systèmes, et pour en prévoir les hausses ; pour l’infrastructure numérique, vieillissante, et un parc informatique désuet ; et pour le tournant numérique.
Quels sont les besoins financiers précis, selon les scénarios possibles, pour effectuer ce tournant numérique, nommé depuis une décennie comme majeur ? Malgré l’insistance du Devoir, ne viendront comme chiffres que ceux de la numérisation des documents d’archives. Et ces ressources-là sont remises en question.
« On a besoin des outils pour faire notre transformation numérique. Le plan culturel numérique du Québec (PCNQ) arrive à sa fin en 2023, pour nous c’est crucial, revendique Marie Grégoire. C’est toute la numérisation de nos collections qui est en jeu. On est assez unique : on a toujours plus de matériel qui entre. Notre niveau de 4 à 5 % de collection numérisée, il se maintient même si on continue de numériser, à cause des nouveaux contenus qui entrent tout le temps. »
Depuis la création de ce plan, « BAnQ reçoit annuellement 1 M$ afin de numériser ses collections, a précisé l’institution. Cette somme s’ajoute au 1,1 M$ annuel provenant du Plan québécois des infrastructures. Exceptionnellement, BAnQ a reçu 1 million de crédits supplémentaires en 2019-2020 afin de numériser des fonds très demandés ».
« L’équipe des archives travaille à ce qu’on soit un modèle d’optimisation des données pour l’entreposage numérique », poursuit Mme Grégoire, car BAnQ, comme toutes les sociétés d’État, a l’obligation gouvernementale de passer des serveurs à l’infonuagique. « C’est pas parce qu’on fait un bon élagage que ça coûtera pas cher. Comment peut-on être le plus efficace, optimiser nos façons de faire ? On est en train d’évaluer ça. Comment, pour la numérisation, on va mieux travailler ensemble ? Dans la façon de chiffrer les choses, il faut être en mesure d’avoir fait un certain travail, pour savoir combien on va demander en plus et combien de gain d’efficacité aussi on va voir. »
Filtrer, prioriser
« Il faut aussi prioriser. Est-ce qu’on a besoin de numériser 100 % des collections de BAnQ ? Non. Qu’est-ce qui nous inquiète, parce que le PCNQ s’arrête, et qu’est-ce qu’on regarde pour l’avenir ? » Elle semble donc désormais loin l’idée de « cathédrale numérique » que prônait l’ex-p.-d.g. Christiane Barbe, ou celle de l’urgence du prédécesseur, Jean-Louis Roy, à ce que BAnQ devienne « pleinement une institution du troisième millénaire, [pouvant] offrir un service cinq étoiles aux Québécois et contribuer à l’expansion de l’espace numérique francophone mondial ».
Parmi les autres objectifs établis, Marie Grégoire nomme aussi « mobiliser » et « être un partenaire de choix auprès des associations d’archivistes, des bibliothèques. Être parfois un wagon, parfois une locomotive ».
Et ajouter une petite touche au sac donné lors de l’abonnement en bibliothèque d’un tout-petit, dans le cadre du programme Une naissance un livre, et qui contient déjà un livre-cadeau, quelques signets, des conseils pour lire à son enfant, des suggestions de livres formulées par des bibliothécaires. « Quelque chose qui va permettre à tous les tout-petits du Québec d’être en contact avec la culture et le savoir tôt dans la vie. Apprendre tôt dans une société apprenante, c’est vraiment quelque chose qui est phare. La question qu’on se pose, c’est “On est-tu capables d’ajouter un aspect qui soit BAnQ à cette initiative ?” » À suivre, donc.